PLANEJAMENTO DE ESCOPOS

PLANEJAMENTO DO ESCOPO

João Lucas Maciel Farias

INTRODUÇÃO

O planejamento do escopo é essencial como parte do gerenciamento do projeto. Precisamos então de processos para planejar o que deve e como deve ser entregue, mas não é só a entrega final para o cliente, são também as entregas intermediárias produzidas ao longo do projeto.

A necessidade de resultados mais rápidos, com maior qualidade e menor custo, somente reforça a importância de um gerenciamento de escopo eficaz, como forma de garantir que todo o trabalho necessário para a conclusão bem-sucedida de um projeto esteja claramente descrito e aprovado, para que possa ser controlado e as necessidades dos clientes atendidas.

PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO

O resultado do planejamento do escopo é um documento chamado de Plano do Gerenciamento do Escopo, que registra as decisões da equipe de gerenciamento de projeto quanto ao nível de detalhamento a ser adotado.

O Plano é uma ferramenta de planejamento que descreve:

- Como a equipe definirá o escopo do projeto;

- Como serão elaborados os demais documentos de escopo (a Declaração do Escopo e a Estrutura Analítica do Projeto);

- De que forma o trabalho será verificado e controlado quanto ao seu escopo.

DECLARAÇÃO DO ESCOPO DO PROJETO

A preparação de uma Declaração do Escopo do Projeto é uma das tarefas mais importantes do gerente de projetos.

Determinar claramente os resultados que atendam aos requisitos do projeto com precisão e obter a aprovação dessas entregas são fatores que contribuem para o sucesso do projeto.

A definição do escopo é o tipo mais importante de planejamento porque planejar para o restante, incluindo custos, recursos, riscos e outros, depende disto. Ele direciona os outros processos de planejamento e, por conseguinte, o projeto propriamente dito, portanto, não é apenas um exercício no papel.

Durante este processo, o gerente do projeto trabalha juntamente com sua equipe, para identificar com mais detalhe o que realmente deve ser produzido para atender aos objetivos do projeto. É bom lembrar que aqui não há a preocupação em planejar como fazer (ações), mas sim o que fazer (resultados). Ao longo da etapa de planejamento, o escopo do projeto é definido e descrito mais especificamente porque se conhecem mais detalhes sobre o projeto.

• OBJETIVOS

Os objetivos devem ser desenvolvidos como um amadurecimento das necessidades cuidadosamente consideradas. Eles devem representar um entendimento entre aqueles que precisam de alguma coisa e aqueles que podem fornecê-la.

Sua empresa e seu cliente precisam de objetivos claros para o trabalho, seu chefe e você também precisam de objetivos claros para o projeto e você e os funcionários precisam de objetivos claros para as tarefas. Sem este entendimento, a probabilidade de sucesso é baixa, a de trabalho dobrada, e a de frustração e desmotivação são elevadas.

Lembre-se: quando você não conhece o objetivo, ou ele não está bem definido, você não poderá fazer um trabalho bem feito.

REQUISITOS FUNCIONAIS

• REQUISITOS FUNCIONAIS

O próximo passo em busca da construção de uma Declaração de Escopo, que se iniciou com necessidades e evoluiu para os objetivos, é a identificação dos requisitos funcionais e técnicos, ou seja - o que o cliente precisa que seja realizado - eles são derivados dos objetivos.

A definição de resultados e requisitos não é apenas uma responsabilidade do gerente de projetos. Ela é, na verdade, primeiramente do cliente/usuário. Como gerente de projetos, a sua tarefa é facilitar este processo. Lembre-se de que a presença do usuário é fundamental, pois é ele que irá definir o que deve ser feito. A partir disso, a equipe de gerenciamento de projeto irá determinar como deve ser feito.

O como deve ser feito são os requisitos técnicos. Estes são desenvolvidos pela equipe do projeto para atender aos requisitos funcionais. Por exemplo: o usuário quer um edifício, com tamanho, quantidade de apartamentos e cor (requisito funcional).A partir destes, a equipe vai determinar como as atividades e os recursos serão utilizados para fazer o avião (requisito técnico).

O como deve ser feito são os requisitos técnicos. Estes são desenvolvidos pela equipe do projeto para atender aos requisitos funcionais. Por exemplo: o usuário quer um edifício, com tamanho, quantidade de apartamentos e cor (requisito funcional).A partir destes, a equipe vai determinar como as atividades e os recursos serão utilizados para fazer o avião (requisito técnico).

Lembre-se de que, no final do processo, você deve verificar se os requisitos funcionais e técnicos estão em conformidade com os objetivos. Se não, eles devem ser refeitos.

DECLARAÇÃO DO ESCOPO DO PROJETO

Tudo o que foi abordado até agora sobre objetivos, entregas e requisitos deve estar registrado na Declaração do Escopo do Projeto. O propósito dela é documentar esses itens, para usá-los como linha de base para o projeto. A linha de base é o caminho de referência do projeto, é o "trilho do trem".

A Declaração do Escopo do Projeto será a base para a construção da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) e do posterior detalhamento do projeto nos aspectos de prazos, custos, riscos e recursos humanos. Na verdade, a EAP é o ponto centralizador do planejamento do projeto, sem a EAP as chances de fracasso do projeto são bastante elevadas.

O que deve está contido em uma Declaração do Escopo do Projeto?

• Objetivos do projeto: incluem os critérios mensuráveis para o sucesso do projeto, como custo, cronograma e aspectos de qualidade.
• Descrição do escopo do produto: descreve as características do produto ou serviço desejado, são progressivamente elaboradas a medida que o projeto avança.
• Requisitos do projeto: condições ou capacidades do resultado do projeto que devem ser atendidas para satisfazer uma solicitação ou contrato. Em geral são derivados da análise dos interessados, suas necessidades e expectativas.
• Limites do projeto: dizer só o que será entregue muitas vezes não excluiu a possibilidade de algo que se pensa que não será feito. É importante que fique claro que determinadas funcionalidades não farão parte do resultado.

Restrições do projeto: o Termo de Abertura descreve parte das restrições identificadas, é importante que a equipe de projeto avalie outras restrições ao longo do desenvolvimento do projeto e as documente. Restrições são coisas que limitarão as ações da equipe do projeto, seja quanto a tempo, custos ou materiais. Por exemplo: não haverá atividades aos sábados ou após as 18:00 horas, ou só existe um computador para uso da equipe do projeto.

• Restrições do projeto: o Termo de Abertura descreve parte das restrições identificadas, é importante que a equipe de projeto avalie outras restrições ao longo do desenvolvimento do projeto e as documente. Restrições são coisas que limitarão as ações da equipe do projeto, seja quanto a tempo, custos ou materiais. Por exemplo: não haverá atividades aos sábados ou após as 18:00 horas, ou só existe um computador para uso da equipe do projeto.
• Eventos de cronograma (marcos): datas específicas para as entregas parciais podem ser estabelecidas criando assim restrições de cronograma.
• Limitação de fundos: quais são os limites (orçamento) impostos para cada entrega em que período este estará disponível para uso.
• Requisitos do gerenciamento de configuração: este item têm a ver com o controle de mudanças que será aplicado ao projeto.

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO

Os gerentes de projetos entendem que não podem planejar e controlar um projeto sem uma segmentação adequada. Por analogia, é como dirigir uma empresa onde seu executivo principal controla cada funcionário. Dividir um projeto em partes menores facilita o planejamento e o controle. É como fazer um projeto para criar cada pedaço do resultado principal. E isso pode ser visualizado até em atividades mais simples.

Imagine que sua turma da faculdade resolveu fazer uma festa para comemorar a formatura no próximo final de semana. A equipe responsável pela organização resolveu dividir as diferentes iniciativas que a festa terá (por exemplo, churrasco, local, atrações e convites) entre grupos, de forma que cada um deles cuide de um item. A partir daí, já podemos visualizar uma EAP inicial.

A decomposição das principais entregas em componentes (resultados) menores ajuda a melhorar o foco e facilita o processo de identificação das tarefas e dos recursos necessários, bem como a estimar melhor os custos.

• A decomposição das principais entregas em componentes (resultados) menores ajuda a melhorar o foco e facilita o processo de identificação das tarefas e dos recursos necessários, bem como a estimar melhor os custos.
• É um esforço de cima para baixo, para dividir o trabalho em pedaços menores. A EAP é um elemento obrigatório no gerenciamento de projetos. Sem ela, o projeto levará mais tempo, alguns elementos serão esquecidos e o projeto sofrerá um impacto negativo. Portanto todos os projetos, inclusive os pequenos, precisam de uma EAP.
• A estrutura analítica do projeto (EAP) ou WBS, acrônimo mais adotado no mundo do gerenciamento de projetos, é uma ferramenta muito aplicada para demonstrar graficamente, ou na forma de lista de tópicos, as entregas do projeto.
• É possível perceber melhor a organização dos resultados do projeto em agrupamentos lógicos. Cada um dos níveis subsequentes tem mais detalhes do que o nível anterior. Somente o resultado do projeto é incluído na EAP – se este não estiver incluído na EAP, não faz parte do projeto.

É importante destacar que não existe uma única EAP 100% correta, pois seu desenvolvimento e a distribuição dos elementos dependem de como a equipe do projeto visualiza a composição dos entregáveis. Como o citado por Carlos Magno Xavier, em seu livro Gerenciamento de Projetos – como definir e controlar o escopo do projeto: “O mesmo escopo de um projeto, sob as mesmas condições, será representado diferentemente na EAP por dez diferentes equipes de projeto ou pela mesma equipe de projeto, em dez diferentes ocasiões.”

É importante destacar que não existe uma única EAP 100% correta, pois seu desenvolvimento e a distribuição dos elementos dependem de como a equipe do projeto visualiza a composição dos entregáveis. Como o citado por Carlos Magno Xavier, em seu livro Gerenciamento de Projetos – como definir e controlar o escopo do projeto: “O mesmo escopo de um projeto, sob as mesmas condições, será representado diferentemente na EAP por dez diferentes equipes de projeto ou pela mesma equipe de projeto, em dez diferentes ocasiões.”

Em outras palavras, a EAP é essencialmente a documentação do escopo representado por peças individuais de trabalho. Cada elemento da EAP deve ser algo material, representado por substantivos, por exemplo: mesa, cadeira, computador, bebidas, relatório etc.

BENEFÍCIOS DA UTIIZAÇÃO DA EAP

Uma das principais razões para falhas no projeto é a falta do entendimento das especificações do projeto. Os envolvidos, muitas vezes, têm uma ideia equivocada do resultado final, por isso é importante que exista um alinhamento de visão.

Os seus benefícios podem ser resumidos como segue:

-Identifica todo o trabalho necessário à realização de objetivos, refinando-os.

-Proporciona uma estrutura para aferição de sucesso.

-Força o planejamento detalhado e sua documentação.

-Esclarece responsabilidades dos participantes do projeto.

Esse passo crucial no gerenciamento de projetos é mais bem alcançado se você seguir estes passos:

Esse passo crucial no gerenciamento de projetos é mais bem alcançado se você seguir estes passos:

1) Entenda o propósito do projeto.

2) Estabeleça os principais desmembramentos do resultado esperado.

3) Subdivida essas partes maiores em componentes do nível seguinte.

4) Torne a subdividir os componentes em elementos menores.

5) Continuar o processo de descida de nível até o ponto em que você irá delegar e monitorar o trabalho do projeto. Lembre-se de que você não precisa chegar ao nível do “parafuso” ou, como dizemos, ao “nível da molécula”.

6) Realize uma sessão de revisão com a equipe principal do projeto, cliente e outros interessados chaves para obter aprovação e identificar itens faltantes.