Sete princípios que ajudam a
melhorar o fluxo de trabalho
Damélio
(2011) sugere sete medidas para melhorar o fluxo de trabalho. São eles:
1. Melhorar o fluxo de fora para dentro.
2.
Mensurar o que importa para o cliente.
3.
Tornar o fluxo visível de
ponta a ponta.
4.
Identificar e remover as barreiras do fluxo.
5.
Conectar e alinhar as atividades que agregam valor.
6.
Organizar o fluxo como um todo.
7.
Gerenciar o fluxo.
Principio 1: Melhorar o fluxo de
fora para dentro
Segundo Damelio, ao iniciar um fluxo de trabalho deve-se
partir do consumidor. É essencial conhecer bem o consumidor e saber exatamente
o que ele espera.
Cinco
diretrizes para melhorar o fluxo de dentro para fora:
1.
Identificar o item ou produto que sai do fluxo.
2.
Se certificar de que é um
item especifico e é um resultado contável.
3.
Determinar quem é o cliente
para esse item ou produto.
4.
Descobrir o que o cliente valoriza nesse item.
5.
Perguntar
ao cliente qual é a natureza da demanda desse item. Principio 2 : Mensurar o que importa para o cliente
É importante definir uma data e uma duração para as
atividades, mesmo que seja apenas uma estimativa.
Cinco diretrizes para mensurar o que importa para o cliente:
1.
Usar medidas (de tempo) relativas ao fluxo do item.
2.
Avaliar
a característica do fluxo que se relaciona diretamente com o que o cliente valoriza.
3.
Sempre que possível,
incorporar medidas (de tempo) no dia a dia do
trabalho.
4.
Coletar somente os dados que
realmente serão utilizados.
5.
Usar
indicadores de desempenho em tempo real.
Principio 3: Tornar o fluxo visível de ponta a ponta
É importante traçar um caminho desde
o que desencadeia o processo até o seu fim. Assim todos entenderão o contexto
em que o seu trabalho se insere e a relação fornecedor – consumidor
ficara mais visível e forte para cada um. É importante também identificar o
principal recurso utilizado. Além disso, para melhorar o fluxo de trabalho é
essencial observar enquanto o trabalho está sendo realizado, ao invés de fazer entrevistas fora do local de trabalho.
Cinco diretrizes para tornar o fluxo visível de ponta a
ponta (Essas medidas devem ser tomadas individualmente e depois compartilhadas
com o resto da equipe.).
1.
Traçar o
caminho real do item, a partir do gatilho inicial até o ponto no fluxo de
trabalho onde o cliente recebe o item.
2.
Identificar o principal recurso envolvido no fluxo.
3.
Observar enquanto o trabalho
está sendo realizado.
4.
Selecionar
ou definir um método para tornar o fluxo visível no contexto de trabalho que
ele se insere.
5.
Determinar
como esse fluxo de trabalho se relaciona com o fluxo de trabalho primário da
empresa (ordem de entrega).
Principio 4: Identificar e
remover as barreiras do fluxo
É imprescindível identificar as perdas e as barreiras
para o fluxo e identificar porque elas ocorrem.
Quatro diretrizes para identificar e remover barreiras para o fluxo
1.
Identificar os tipos de perda e barreiras para
o fluxo.
2.
Identificar os pontos no fluxo de trabalho em
que elas ocorrem.
3.
Determinar as causas dessas perdas e barreiras.
4.
Desenvolver e implementar um
conjunto integrado de medidas(countermeasure)
que removam essas barreiras.
Principio 5: Conectar e alinhar
as atividades que agregam valor
É importante identificar as atividades que agregam valor
e obsevar quanto dessas atividades estão sendo realizadas pelas pessoas e
quanto pelo sistema.
Quatro diretrizes para conectar e alinhar as atividades que agregam valor
1. Alocar cada atividade que agrega valor.
2.
Analisar o conteúdo do trabalho.
3.
Examinar as alternativas para
realização do trabalho.
4.
Avaliar
a viabilidade e as implicações da estruturação do trabalho e organizar os
recursos necessários.
Principio 6: Organizar o fluxo
como um todo
É essencial definir os responsáveis
pelo projeto e que esses responsáveis realmente se envolvam na realização do
mesmo e o conheçam a fundo. É importante também analisar a demanda no intuito
de otimizar o fluxo.
Duas diretrizes para organizar o fluxo como um todo
1.
Atribuir a responsabilidade operacional do
fluxo de trabalho como um todo.
2.
Implantar,
operar e conectar os recursos necessários para que eles otimizem o fluxo com
relação à demanda de cliente.
Principio 7 : Gerenciar o fluxo
É importante tornar fácil para cada
membro da equipe detectar condições operacionais normais e anormais. Também é
essencial providenciar informações como status do item, progresso, problemas e
indicadores de desempenho para todos os membros da equipe em tempo real.
Três diretrizes para gerenciar o fluxo
1.
Pesquisar as maneira que cada
membro da equipe pode enxergar o fluxo de trabalho.
2.
Tornar
fácil para cada membro da equipe detectar condições operacionais normais e anormais.
3.
Providenciar
informações como status do item, progresso, problemas e indicadores de
desempenho para todos os membros da equipe em tempo real.
