Sete princípios que ajudam a melhorar o fluxo de trabalho

 Sete princípios que ajudam a melhorar o fluxo de trabalho

Damélio (2011) sugere sete medidas para melhorar o fluxo de trabalho. São eles:

1.     Melhorar o fluxo de fora para dentro.

2.     Mensurar o que importa para o cliente.

3.     Tornar o fluxo visível de ponta a ponta.

4.     Identificar e remover as barreiras do fluxo.

5.     Conectar e alinhar as atividades que agregam valor.

6.     Organizar o fluxo como um todo.

7.     Gerenciar o fluxo.

Principio 1: Melhorar o fluxo de fora para dentro

Segundo Damelio, ao iniciar um fluxo de trabalho deve-se partir do consumidor. É essencial conhecer bem o consumidor e saber exatamente o que ele espera.

Cinco diretrizes para melhorar o fluxo de dentro para fora:

1.           Identificar o item ou produto que sai do fluxo.

2.           Se certificar de que é um item especifico e é um resultado contável.

3.           Determinar quem é o cliente para esse item ou produto.

4.           Descobrir o que o cliente valoriza nesse item.

5.           Perguntar ao cliente qual é a natureza da demanda desse item. Principio 2 : Mensurar o que importa para o cliente

É importante definir uma data e uma duração para as atividades, mesmo que seja apenas uma estimativa.

Cinco diretrizes para mensurar o que importa para o cliente:

1.           Usar medidas (de tempo) relativas ao fluxo do item.

2.           Avaliar a característica do fluxo que se relaciona diretamente com o que o cliente valoriza.

3.           Sempre que possível, incorporar medidas (de tempo) no dia a dia do trabalho.

4.           Coletar somente os dados que realmente serão utilizados.

5.           Usar indicadores de desempenho em tempo real. Principio 3: Tornar o fluxo visível de ponta a ponta

É importante traçar um caminho desde o que desencadeia o processo até o seu fim. Assim todos entenderão o contexto em que o seu trabalho se insere e a relação fornecedor – consumidor ficara mais visível e forte para cada um. É importante também identificar o principal recurso utilizado. Além disso, para melhorar o fluxo de trabalho é essencial observar enquanto o trabalho está sendo realizado, ao invés de fazer  entrevistas fora do local de trabalho.

Cinco diretrizes para tornar o fluxo visível de ponta a ponta (Essas medidas devem ser tomadas individualmente e depois compartilhadas com o resto da equipe.).

1.     Traçar o caminho real do item, a partir do gatilho inicial até o ponto no fluxo de trabalho onde o cliente recebe o item.

2.     Identificar o principal recurso envolvido no fluxo.

3.     Observar enquanto o trabalho está sendo realizado.

4.     Selecionar ou definir um método para tornar o fluxo visível no contexto de trabalho que ele se insere.

5.     Determinar como esse fluxo de trabalho se relaciona com o fluxo de trabalho primário da empresa (ordem de entrega).

Principio 4: Identificar e remover as barreiras do fluxo

É imprescindível identificar as perdas e as barreiras para o fluxo e identificar porque elas ocorrem.

Quatro diretrizes para identificar e remover barreiras para o fluxo

1.           Identificar os tipos de perda e barreiras para o fluxo.

2.           Identificar os pontos no fluxo de trabalho em que elas ocorrem.

3.           Determinar as causas dessas perdas e barreiras.

4.           Desenvolver e implementar um conjunto integrado de medidas(countermeasure) que removam essas barreiras.

Principio 5: Conectar e alinhar as atividades que agregam valor

É importante identificar as atividades que agregam valor e obsevar quanto dessas atividades estão sendo realizadas pelas pessoas e quanto pelo sistema.

Quatro diretrizes para conectar e alinhar as atividades que agregam valor

1.     Alocar cada atividade que agrega valor.

2.     Analisar o conteúdo do trabalho.

3.     Examinar as alternativas para realização do trabalho.

4.     Avaliar a viabilidade e as implicações da estruturação do trabalho e organizar os recursos necessários.

Principio 6: Organizar o fluxo como um todo

É essencial definir os responsáveis pelo projeto e que esses responsáveis realmente se envolvam na realização do mesmo e o conheçam a fundo. É importante também analisar a demanda no intuito de otimizar o fluxo.

Duas diretrizes para organizar o fluxo como um todo

1.           Atribuir a responsabilidade operacional do fluxo de trabalho como um todo.

2.           Implantar, operar e conectar os recursos necessários para que eles otimizem o fluxo com relação à demanda de cliente.

Principio 7 : Gerenciar o fluxo

É importante tornar fácil para cada membro da equipe detectar condições operacionais normais e anormais. Também é essencial providenciar informações como status do item, progresso, problemas e indicadores de desempenho para todos os membros da equipe em tempo real.

Três diretrizes para gerenciar o fluxo

1.  Pesquisar as maneira que cada membro da equipe pode enxergar o fluxo de trabalho.

2.  Tornar fácil para cada membro da equipe detectar condições operacionais normais e anormais.

3.  Providenciar informações como status do item, progresso, problemas e indicadores de desempenho para todos os membros da equipe em tempo real.